6 trucos para simplificar tu entorno de trabajo

Simplificar distintos aspectos de tu vida puede ser uno de los mejores remedios para el estrés y, lo mejor de todo es que sus beneficios son muy inmediatos. Espero que hayas empezado a practicar la vida minimalista a raíz del artículo de la semana pasada. O que al menos, leer sobre ello te haya hecho plantearte por qué acumulas cosas o mejor dicho, para qué. En el artículo de hoy sigo ampliando la lista de motivos por los que simplificar tu vida, en este caso aplicados a tu entorno de trabajo (físico y virtual) y te ofrezco 6 trucos para ponerte manos a la obra cuanto antes.

Si partimos de la base de que el objetivo de la productividad personal consciente es trabajar y obtener resultados satisfactorios en un estado de tranquilidad para dedicar tiempo a aquello que es importante para ti, SIMPLIFICAR se convierte en uno de los pilares básicos. Por los siguientes motivos:

1. Primero, cuantas más cosas (documentos, papeles, listas de tareas, herramientas) tienes, más tiempo deberás invertir en poner orden y gestionarlo. 
2. Segundo, tener que gestionar demasiadas cosas, ya sea a la vez (aunque probablemente ya conozcas mi mantra A.M.A.M.E –Arriba el Mindfulness, Abajo la Multitarea y el Estrés – y sabrás que lo desaconsejo), ya sea de forma secuencial, te resta energía (consumes más memoria RAM de tu cerebro) y por lo tanto capacidad de obtener resultados satisfactorios en aquello que sí podría tener un impacto real en tu trabajo. Piénsalo: es como cuando tienes el ordenador con 5-6 documentos abiertos, 10 ventanas en el navegador de internet y a la vez estás reproduciendo un video. Inevitablemente, si tu mente tiene que estar procesando todo eso a la vez, se agota antes y no rindes igual que si estuvieras enfocada en una sola tarea.
3. Tercero, y consecuencia directa de lo anterior, al estar rodeada de tantos documentos, herramientas, notificaciones, etc, es más fácil que tu atención se disperse. Digamos que el “mono saltarín” de tu mente (si practicas meditación, entenderás a qué me refiero) tendrá más tentaciones, y la productividad personal en CAlma se basa en trabajar enfocada al 100%, con el fin de poder ACABAR tareas de forma consciente, placentera y sin estrés. Así que pongámoselo difícil al mono saltarín, y fácil a tu mente para mantener la atención.

Para ello, comparto contigo 6 trucos para practicar el minimalismo en tu entorno de trabajo, tanto físico como virtual.

• Despeja tu mesa de trabajo. La mesa no es un archivador, ni una papelera donde acumular documentos, aunque pienses que así los tienes más a mano. ¿De verdad lo acabas teniendo a mano cuando tienes que rebuscar entre montañas de papeles, post-its, cuadernos, carpetas? Sobre la mesa no debería haber papeles, documentos ni libretas, salvo lo que estés utilizando en ese mismo momento. Ha de ser una hoja en blanco, despejada, liberada de obstáculos, pero sobre todo de distracciones.
• Por tanto, para lograr este primer punto, es esencial tener un buen sistema de archivo. Si todavía eres de las románticas del papel (yo soy una de ellas, por salud visual), es imperativo que tengas claro cuál es tu criterio para archivar los documentos y que lo mantengas. Este es un tema que David Allen trata en detalle en su libro “Organízate con eficacia” (Getting Things Done), por si quieres profundizar en el tema.
• Simplifica tu lista de tareas ¿Eres de las que tiene 3 ó 4 listas de tareas, clasificadas por tipo de tarea o por proyecto o, peor aún, sin criterio alguno? Yo era de las de 4 ó 5 libretas distintas, aplicación de notas en el móvil y utilizaba el correo electrónico para enviarme recordatorios o concentrar tareas para el dia siguiente. ¡Se acabó! Una sola lista de tareas y si acaso el móvil, por si se me ocurre algo estando en una reunión, en un curso o en el metro. En “Organízate con eficiacia”, Allen también apunta a los beneficios de reducir las listas de tareas, aunque sugiere tener 3 tipos distintos: una de “acciones siguientes”, otra de “proyectos” y otra de “cosas que pueden esperar”. Esta última categoría es lo que llamo “ideas”: cualquier cosa que se me pasa por la cabeza cuando estoy enfocada en una tarea, la anoto, y sigo enfocada en esa tarea. Posteriormente veo cómo clasificarla, pero por el momento no alimento mi “mono saltarín”.
• En este sentido, te aconsejo que anotes y registres todo. Deja de ocupar espacio en tu memoria RAM. En ocasiones se suele considerar que ser capaz de recordar todo y estar al tanto de varios proyectos es signo de ser una buena profesional. ¡Error! Tienes muchos medios a tu alcance para recordarte tareas, citas, datos, etc.. y poder dedicar la energía de tu mente a ser más productiva, creativa, resolutiva, etc.
• Otra de las claves, aunque parezca que se contrapone a lo anterior, es reducir el número de herramientas digitales. Puede que pienses que precisamente las aplicaciones del móvil y los programas de ordenador se han diseñado para ahorrarte tiempo, y estarías en lo cierto si no fuera porque el uso que hacemos de ellas refleja otra realidad: nos consumen más tiempo del que desearíamos. Para encontrar LA HERRAMIENTA de organización que se ajusta a ti, evidentemente tendrás que ir probando varias, pero siempre con el objetivo de encontrar aquella que cubra tus necesidades, aunque sea tan sencilla como google calendar o Trello para organizar tareas. Lo importante es que tener una herramienta digital no sea la excusa perfecta para alimentar tu mono saltarín cada vez que recibes una notificación al móvil o un correo electrónico en el ordenador.
• Bandeja de entrada a cero. Este es el GRAN reto, pero se puede conseguir estableciendo un sistema para ir procesando, archivando o eliminando los correos cuando abras tu buzón. ¡Ojo! He dicho “cuando abras”, porque parto de la base de que no lo tienes continuamente abierto mientras trabajas (¿o sí?)El buzón de correo electrónico es la mayor tentación para el mono saltarín (aparte del teléfono móvil, que no entra en esta ecuación). Decide en qué franja horaria vas a consultar tu correo electrónico y ejecuta estas tres acciones: proceso respondiendo en el momento porque dispongo de toda la información, archivo y lo anoto porque requiere otras acciones previas, o lo elimino directamente. Aparte de estas medidas “activas”, te sugiero que tomes una medida “pasiva” para dejar de ser receptor de tantos emails: date de baja en la mayoría de suscripciones que tengas, porque si realmente es un tema que te interesa, reservarás algún momento de tu semana a leer sobre ese tema, a ver ofertas, etc.

Un uso correcto del correo electrónico y del teléfono móvil podría ser suficiente para empezar a aumentar tu concentración y productividad, porque está demostrado que acaban siendo un obstáculo más que un elemento facilitador. De momento, espero que estos 6 consejos te sean de ayuda, siempre y cuando los lleves a la práctica. Para ello, te invito a que fijes una fecha para cada uno de los que requieres organización: despejar la mesa de trabajo, disñear un sistema de archivo, limpiar tu bandeja de entrada, simplificar tu lista de tareas y escoger la que va a ser tu herramienta digital de organización aliada. No intentes poner todos en práctica a la vez, porque supondría remplazar muchos hábitos al mismo tiempo y el resultado no será tan efectivo. Puedes concentrarte en uno por semana, y dejarme en los comentarios cómo te está yendo. E

Deseo que tu entorno de trabajo vaya siendo un lugar sencillo y agradable para que trabajes con CAlma :)